Apa itu Project Management?
Sebelumnya aku udah share tentang apa itu project. Hari ini aku mau lanjutin series project management tentang apa itu project management.
Menurut Project Management Body of Knowledge, Project Management adalah kombinasi dari skill, pengetahuan, dan teknik untuk menyelesaikan project requirement.
Kalau menurut aku pribadi kata kunci dari pengertian Project Management adalah kegiatan untuk bisa menyelesaikan project.
Semakin kompleks sebuah project maka praktik project management juga semakin dibutuhkan. Berikut adalah beberapa kegiatan yang sangat berkaitan dengan project management:
Pertama, Idetifikasi Requirement
Requirement adalah syarat yang harus di penuhi agar project bisa dinyatakan selesai. Semakin clear requirement maka project akan lebih mudah di manage.
Jika requirement tidak clear maka akan ada banyak kemungkinan resiko yang akan terjadi. Seperti scope projectnya akan melebar. Atau waktunya menjadi terlambar. Atau biaya implementasi project bisa melebihi anggaran yang disediakan. Resiko terburuknya adalah anggaran sudah habis, tapi projectnya tidak kunjung selesai.
Kedua, Mengelola Ekspektasi Stakeholder
Stakeholder artinya orang yang berkepentingan terhadap project. Keberhasilan project biasanya juga dipengaruhi dukungan dari orang orang yang berkentingan terhadap project.
Karena dalam suatu project biasanya ada pihak pihak yang mengeluarkan uang, ada pihak yang merasakan manfaat dari hasil project, dan ada juga pihak yang merasa terancam dari project yang akan dikerjakan.
Ketika project diatakan para stakeholder pasti memiliki harapan dan asumsi terhadap project. Biasanya para stakeholder tidak medapat informasi yang penuh tentang project sehingga ada jarak antar ekpektasi dan realita yang ada di lapangan.
Untuk itu dalam project management salah satu kegiatannya adalah untuk mengelola ekspektasi dari para stakeholder.
Ketiga, Mengelola Komunikasi
Salah satu aktifitas utama dari project management adalah mengelola komunikasi dengan stakeholder. Pengambilan keputusan dalam suatu project biasanya terbagi ke beberapa stakeholder.
Agar project bisa berjalan dengan baik tentu butuh dukungan dari para stakeholder. Jika komunikasi tidak lancar maka proses pengambilan keputusan bisa lambat. atau stakeholder dapat memberikan influence negative yang dapat menghambat jalannya project.
Selain ke stakeholder, membangung komunikasi ke internal juga penting. Karena jika komunikasi lancar pekerjaan bisa menjadi lebih efisien. Pengambilan keputusan di internal pun bisa menjadi lebih cepat.
Keempat, Menjaga Keseimbangan Project
Salah satu aktifitas dari project management adalah menjaga keseimbangan antara cakupan, kualitas, jadwal, anggaran, sumberdaya dan resiko.
Dalam menjalankan sebuah project setiap orang pasti ini benefit sebesar besarnya, biaya mungkin, resiko serendah mungkin, dan waktu secepat mungkin.
Dalan realitasnya hal ideal seperti diatas tidak mungkin terjadi. Jika ada satu yang di prioritaskan, akan harus ada hal lain yang dikorbankan. Contohnya jika ingin output lebih bagus dan prosesnya lebih cepat, maka budget harus di spare lebih banyak.
Begitu pula sebaliknya, jika kondisinya low budget. Berarti kita bisa mengatur untuk menurunkan output sampai batas yang bisa diterima dan mengatur timeline sesuai dengan sumber daya.
Itulah beberapa denisi dan aktifitas utama dari project management. Dengan mengetahui definisi dari project management kita jadi lebih aware tentang kemampuan apa yang harus di asah untuk menjadi project manager yang lebih baik. Sekian untuk tulisan kali ini. Semoga bermanfaaat.
